Guide
Spara kvitton digitalt i lantbruket — vad gäller?
Foder, diesel, reservdelar, veterinär, dränering — gårdens kvitton blir många, och de kommer i alla format: papperskvitton, PDF-fakturor och mejl. Får man spara dem digitalt? Ja — men det finns saker att göra rätt.
Digitalt är tillåtet — men informationen får inte förändras
Räkenskapsinformation får hanteras digitalt. Kärnkravet är att informationen bevaras i ordnat skick, på betryggande sätt och utan risk att förändras eller försvinna — i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. I praktiken: en tydlig bild av kvittot, kopplad till rätt år och rätt utgift, lagrad så att den inte tappas bort när telefonen byts.
En kalkylfil är arbetsmaterial — inte ett arkiv
Många samlar gårdens utgifter i Excel. Det är ett utmärkt arbetsmaterial, särskilt för den redovisningskonsult som ska bokföra — men en kalkylfil kan ändras i efterhand och är därför inte i sig ett arkiv. Tänk i två lager: ett levande underlag att arbeta i under året, och ett beständigt arkiv med originalkvitton och en låst sammanställning när året är granskat och klart.
Så gör du i praktiken på gården
Fota kvittot direkt vid köpet — termopapper bleknar. Ladda upp PDF-fakturor när de kommer. Låt varje utgift få datum, belopp, moms och en kategori som stämmer med gårdens verksamhet: foder, maskiner, byggnader, dränering, bränsle. Har du flera fastigheter eller både skog och jordbruk, håll dem isär som egna enheter så att underlaget går att följa per verksamhet.
Och när året ska redovisas?
Då vill din redovisningskonsult ha ett samlat underlag: verifikationer i datumordning med nummer, moms specificerad, originalkvitton kopplade. Frågor om avdragsgill moms, privata inslag och gränsdragningar bedöms av redovisningskonsult eller revisor — underlaget ska göra den bedömningen lätt, inte ersätta den. Mer om detta i guiden underlag inför deklarationen.
Byggt för skog, lantbruk och fastighet
SkogsKvitto är gjort för just den här vardagen — kvitton, moms, körjournal och intäkter för skogsägare, lantbrukare och gårdar. Inte ett allmänt ekonomisystem, utan ett enklare sätt att lämna ordning vidare.